Bien élaborer les documents relatifs à l’activité commerciale


Pour éviter les impayés, il est primordial de bien rédiger les documents contractuels avant toute opération de vente ou de prestation de services. L’objectif est d’éviter les contentieux ou avoir des arguments solides lors d’un éventuel procès.

Dans le cas où l’on doit enclencher une procédure de recouvrement, il est conseillé de faire signer un bon de commande ou un devis aux clients. Ce document permet de justifier la commande passée.

Dresser un bon de livraison est également essentiel pour prouver que l’on a respecté la date de la mise à disposition de la marchandise. En d’autres termes, ce bon justifie que la marchandise a bien été expédiée.

Bien mettre en avant ses conditions générales de vente (CGV) est aussi très important. Ces informations doivent figurer impérativement sur le devis ou le bon de commande. Les clients qui demandent les conditions générales de vente doivent en être avisés. Dans les CGV doivent figurer le prix, les ristournes et rabais éventuels ainsi que les conditions de règlement. Dans ces dernières est précisé le délai de paiement des factures. Elles comprennent aussi le taux de pénalités applicables en cas de retard de paiement.

Pour écarter les risques de litige, il est recommandé de rédiger correctement la facture et de la faire parvenir au client à la livraison de la marchandise. Au plus tard, la facture doit parvenir à l’acheteur au moment où ce dernier prend en charge la marchandise.

Dans le cas où le client modifie les CGV et que vous approuvez, les clauses écartées ou modifiées ne sont plus valides.


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